Interne processen

Hoe goed heb je jouw (big) data op orde?

Bij moderne zichzelf respecterende handelsbedrijven worden belangrijke beslissingen met data-analyses onderbouwd. Want dankzij het gebruik van ERP-systemen verzamelen ze big data, zoals dat tegenwoordig heet. En met behulp van BI-software kunnen ze die goed analyseren. Maar hoe is het gesteld met de volledigheid en de kwaliteit van al deze data? 

Financiële data zijn altijd OK

Maak een financieel directeur of controller midden in de nacht wakker en vraag hem of haar naar de huidige omzet en bruto winstmarge. Tien tegen één dat hij of zij het je kan zeggen, zonder een seconde te aarzelen. En als je doorvraagt niet alleen van dit jaar, maar ook van vorig jaar en vorige maand en kwartaal. Allerlei financiële informatie lepelen ze zo voor je op. Want ze kunnen die cijfers namelijk dromen. Evenals de redenen waarom ze nu zijn zoals ze zijn, en ze vorige maand of kwartaal waren zoals ze toen waren. 

Verkoopdata zoals omzetten en bruto marges per productgroep en -categorie, per marktsegment en klantgroep, per regio en per vestiging, per commerciële manager en per accountmanager. En inkoopdata zoals inkoopvolumes en waarden per productgroep en -categorie, bonussen en betalingskortingen, marketingbijdragen, voortgang in staffelkortingen. Ook balansdata zoals voorraadhoogte en -waarden, debiteurenstanden, onverzekerde kredietoverschrijdingen en betalingsachterstanden. Alles haarscherp in beeld, en terecht! 

Niet-financiële data zijn vaak onvolledig

Maar als je naar niet-financiële data vraagt duurt het langer voor je antwoord krijgt. En soms blijft het gewoon stil. Bijvoorbeeld per leverancier het aantal onvolledig uitgeleverde inkooporders, fout of beschadigd afgeleverde inkoopregels, en backorder dagen. Of per klant het aantal retouren naar oorzaak, of tijdsleveringen per afleverlocatie, of regels/collies/kg/m2/m3 per klantorder.

Dit komt enerzijds omdat die data niet (goed) vast worden gelegd. Doordat de leverancier ze niet verstrekt, of dat ze per doos worden vastgelegd in plaats van per stuk, of doordat het vastleggen gewoon geen prioriteit krijgt. Anderzijds komt dit omdat veel van de transactiedata die door het ERP systeem wordt vastgelegd ongebruikt blijft. 

Geen inzicht in winstgevendheid

En zo komen we bij de crux: ondanks dat er big data voorhanden is, wordt het nauwelijks gebruikt. Iedere een beetje ervaren groothandelaar weet dat het totale kostenniveau bepaald wordt door alle individuele inkoop- en verkooptransacties. En daar valt heel veel te halen in margeverbetering en kostenverlaging. Toch kijkt men daar maar mondjesmaat naar. Omdat er vanwege de huidige markt hausse geen prikkel voor is. Of omdat het zoveel en arbitrair analysewerk zou zijn. 

Uit eigen praktijkervaring weet ik dat dit laatste niet klopt, als je het maar op de goede manier aanpakt. En wat de prikkel betreft: sinds wanneer is het boeken van 10% meer winst niet voldoende om wat te gaan doen?

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

U mag deze HTML-tags en attributen gebruiken: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>